Zpracování osobních údajů
Správce údajů: Základní škola a Mateřská škola Střítež, okres Frýdek-Místek, příspěvková organizace
Kontakty na správce najdete ZDE.
Jaká je odpovědnost správce?
Jako správce Základní školy a Mateřské školy Střítež, okres Frýdek-Místek, příspěvkové organizace jsme odpovědni za veškerá zpracování Vašich osobních údajů v rámci některé agendy ve škole. Dále vyřizujeme Vaše žádosti (např. o opravu, výmaz, o informaci o Vašich osobních údajích), námitky, a poskytujeme Vám informace o tom, jak a proč s vašimi osobními údaji nakládáme.
Pověřenec: Bc. Daniel Stuchlík
O řádné nakládání s osobními údaji se stará také pověřenec.
Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: daniel.stuchlik@sms-sluzby.cz, tel. +420 774 420 750.
K čemu je mi pověřenec?
Na pověřence se také můžete obracet s jakýmikoliv dotazy, podněty a požadavky na uplatnění Vašich práv, které se týkají přímo Vašich osobních údajů používaných v rámci některé agendy
ve škole, a to zejména, pokud se nechcete obrátit přímo na zástupce školy.
Pověřenec Vaše dotazy, požadavky a podněty odborně vyhodnotí, předá správci spolu s doporučením, jak je řešit, případně vám poskytne základní informace a konzultaci. Je vázaný mlčenlivostí a dodržuje důvěrnost i o stížnostech [1]. Odpovědný za vyřízení Vašich dotazů, podnětů, námitek a požadavků je však výhradně samotný správce.
Jaká jsou Vaše práva?
Pokud Vaše osobní údaje používáme v rámci nějaké agendy ve škole (odborně řečeno – naše škola je zpracovává jako správce), máte právo:
- Dotázat se, zda se zpracovávají, a žádat jejich kopii (export) (podrobněji čl. 15 Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů č. 2016/679, dále používáme zkratku ON).
- V případě, že Váš požadavek na poskytnutí těchto informací bude zjevně bezdůvodný nebo nepřiměřený, zejména opakovaný v krátké době, můžeme požadovat úhradu přiměřených nákladů.
- Zjevně bezdůvodný nebo nepřiměřený požadavek můžeme též odmítnout.
- Požadovat opravu svých osobních údajů, pokud jsou nepřesné, požadovat jejich vymazání, pokud se zpracovávají neoprávněně, a požadovat, abychom jejich zpracováníomezili (podrobněji čl. 16, 17 a 18 ON).
- Dále v případech, kdy zpracování probíhá proto, že tím plníme náš úkol ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni (čl. 6 odst. 1 písm. e) ON), anebo kvůli našemu oprávněnému zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) ON), máte právo podat proti tomuto zpracování tzv. námitku (podrobněji čl. 21 ON).
- Dále máte právo se o zpracování svých osobních údajů dozvědět informace, vztahující se k jednotlivým agendám („účelům zpracování“). Jejich obecný přehled zveřejňujeme níže.
- Pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na tom, že jste nám k němu udělili souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. anebo čl. 9 odst. 2 písm. a ON), máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Souhlas odvoláte tak, že na adresu reditel@zsstritez.cz zašlete zprávu, v níž uvedete, o jaký souhlas jde a že ho odvoláváte. Totéž můžete zaslat i listinnou zásilkou na naši adresu, uvedenou na začátku tohoto textu, anebo osobně.
- Ve Vašich dotazech, podnětech a požadavcích ke svým osobním údajům se musíte identifikovat a uvést na sebe kontakt, protože zpravidla budeme muset nejprve ověřit
Vaši totožnost. Vyřízení urychlíte, pokud se na nás obrátíte způsobem prokazujícím Vaši totožnost, jako je datová schránka, e‑mail s uznávaným elektronickým podpisem anebo listinné podání s ověřeným podpisem, případně se do školy dostavíte osobně s průkazem totožnosti. - Pokud nebudete spokojeni s vyřízením dotazu, požadavku nebo podnětu správcem, máte právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Předtím je ale vždy vhodné projednat problém s pověřencem. Jeho úkolem je především právě dohlížet na to, zda s Vašimi údaji pracujeme řádně a neporušujeme Vaše práva.
Jaké osobní údaje v jednotlivých agendách („účelech zpracování“) zpracováváme?
Velkou část údajů o žácích a jejich zákonných zástupcích zpracováváme, protože nám to přímo ukládají zákony či navazující prováděcí předpisy (školský zákon, zákony o zdravotním a sociálním pojištění, vyhláška o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky, vyhláška o vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a žáků nadaných a další). Takto zpracováváme především jméno a příjmení, rodné číslo, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání, údaje o zdravotní způsobilosti, jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu, adresu pro doručování písemností, telefonické spojení. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci v naší škole, údaje ze školní matriky pravidelně předáváme Ministerstvu školství.
Dále zpracováváme na základě smluv údaje o našich zaměstnancích a dodavatelích či jejich zástupcích. Takto zpracováváme především jejich jmenné a kontaktní údaje, údaje o platu a odměně a dalších platbách, údaje pro zdravotní a sociální pojištění, bankovní spojení a další podobné údaje. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci v naší škole, případně je předáváme na žádost nebo z důvodu plnění zákonné povinnosti ČSSZ, finanční správě, Úřadu práce ČR, zdravotním pojišťovnám.
Dále na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu zpracováváme některé osobní údaje v dalších evidencích, například pronájmů tělocvičny, zájmových kroužků, dále pro informování na webu o školních událostech a další. V kombinaci se smlouvami zpracováváme také údaje potřebné pro školní stravování, školní výlety a zájezdy, školy v přírodě či lyžařské kurzy a další podobné agendy. S těmito údaji pracují pouze určení zaměstnanci v naší škole, popř. v případě akce pořádané školou je předáváme ubytovacímu zařízení, plavecké škole, cestovní agentuře apod.
Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou k účelu, pro který je zpracováváme, případně po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem.
Osobní údaje nepředáváme do nečlenských států Evropské Unie.
Osobní údaje nejsou předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování.
Zpracovávání osobních údajů při testování (v souladu s mimořádným opatřením Ministerstva zdravotnictví ze dne 23. 12. 2021 pod č. j.: MZDR 14600/2021-26/MIN/KAN účinné od 3. ledna 2022)
Kdo se musí pravidelně testovat?
Testování se týká všech dětí v přípravných třídách a žáků základních škol. Nově se musí testovat všichni zaměstnanci škol a školských zařízení, ve kterých je osobní přítomnost dětí a žáků podmíněna testováním, a dále také zaměstnanci školních jídelen a výdejen navázaných na tyto školy, a to ve stejné frekvenci jako děti a žáci.
U všech zmíněných skupin již neplatí výjimky z testování (očkování či prodělání nemoci v posledních 180 dnech), tj. testují se děti, žáci i zaměstnanci bez rozdílu.
V případě, že se osoba odmítne testovat, musí dodržovat režimová opatření stanovená ve výše uvedeném mimořádném opatření Ministerstva zdravotnictví.
Povinnost podstoupit test se u dětí, žáků a zaměstnanců nevztahuje na situace, kdy daná osoba absolvovala nejdéle před 72 hodinami RT-PCR vyšetření s negativním výsledkem nebo nejdéle před 24 hodinami rychlý antigenní test provedený poskytovatelem zdravotních služeb také s negativním výsledkem.
Splnění výjimky však daná osoba musí prokazatelně doložit potvrzením vystaveným poskytovatelem zdravotních služeb. Pokud ji škole včas nedoloží, zúčastní se testování dle harmonogramu školy.
Co musí škola o testovaných evidovat a co na to ochrana osobních údajů?
Z povinností, které mimořádné opatření stanovuje, vyplývá, že škola jako správce osobních údajů musí vést 1. evidenci osob, které prošly testováním, 2. datum provedení testů a evidenci výsledků testů a 3. evidenci předložených potvrzení o testování u poskytovatele zdravotních služeb.
Škola tak pokračuje ve vedení evidence, jejímž účelem je zajištění preventivního testování za účelem omezení šíření viru SARS-CoV-2 v době probíhající pandemie COVID-19.
Informace o výsledku testu, tedy jestli je osoba negativní, nebo pozitivní, přitom naplňuje definici tzv. zvláštního (dříve citlivého) osobního údaje. Jeho zpracování je tak možné jen za splnění jednoho z předpokladů vymezených v čl. 9 odst. 2 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (ON, GDPR). Tím je v tomto případě čl. 9 odst. 2 písm. i) ON: zpracování je nezbytné z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví.
O testovaných osobách budete v přehledu o testování zpracovávat identifikační údaje osoby (jméno, příjmení), třídu, datum provedení testu a výsledek testu. Případně si škola poznamená provedení testu u poskytovatele zdravotních služeb a výsledek testu.
Škola uchovává seznamy testovaných, resp. záznamy o výjimkách z testování, do konce školního roku 2021/2022, resp. do 30 dnů po skončení platnosti mimořádného opatření nařizujícího provádění testování, poté je skartuje.
Výsledek testu se řadí do kategorie zvláštních (dříve citlivých) osobních údajů, protože vypovídá o zdravotním stavu osoby. Je potřeba zajistit, aby k údajům o výsledcích testu měl přístup pouze minimální okruh pověřených osob, jimž školský zákon ukládá mlčenlivost (pedagogičtí pracovníci).
KHS předáváte osobní údaje bez souhlasu zákonných zástupců či zaměstnance
Mimořádné opatření účinné od 3. ledna 2022 zavádí nově předávání informací o jednotlivých pozitivně testovaných dětech, žácích či zaměstnancích prostřednictvím CFA, do kterého se dosud vkládaly pouze údaje souhrnné. Školy tedy již nezasílají osobní údaje pozitivně testovaných osob e-mailem, ale vkládají je přímo do CFA.
Předání osobních údajů přitom není podmíněno souhlasem zákonného zástupce dítěte, žáka nebo zaměstnance školy. Takové zpracování osobních údajů je legitimní, jeho účelem je nastavit vhodné mechanismy předávání dat a zajistit součinnost školy s KHS při testování a trasování ve školách. Osobní údaje jsou pak zpracovávány v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. e) ON, když na základě zákonného zmocnění Ministerstva zdravotnictví obsaženého v § 78 odst. 1 písm. a §§ 79, 80 odst. 1 písm. g) zákona č. 258/2000 Sb. o ochraně veřejného zdraví ve znění pozdějších předpisů bylo vydáno diskutované mimořádné opatření Ministerstva zdravotnictví ze dne 23. 12. 2021 pod č. j.: MZDR 14600/2021-26/MIN/KAN účinné od 3. ledna 2022.
V případě, že dítě, žák nebo zaměstnanec je při pravidelném testování pozitivně otestován, škola předává do CFA jeho osobní údaje v rozsahu: jméno, příjmení, mobilní telefonní kontakt (případně e-mail), rodné číslo, obec, PSČ, kód zdravotní pojišťovny, státní příslušnost a datum narození.
V případě, že škola má informace o potvrzeném onemocnění covid-19 u dítěte, žáka nebo zaměstnance, konzultuje další postup s KHS a na základě vzájemné dohody předává do CFA informace o významných kontaktech pozitivně testované osoby v rozsahu: jméno, příjmení, mobilní telefonní kontakt, rodné číslo, obec, PSČ, kód zdravotní pojišťovny, státní příslušnost a datum narození.
Co musí škola splnit vůči subjektům údajů?
Zákonné zástupce dětí a žáků a zaměstnance školy je o zpracování osobních údajů nutné informovat v souladu s čl. 13 ON. Vzorové informace jsou přílohou tohoto sdělení (vzor viz příloha č. 1 – zaměstnanci, příloha č. 2 – děti a žáci).
[1] Čl. 38 odst. 5 ON
Kontrolní záznamy ze zpracování osobních údajů najdete ZDE.
